Så här får du medarbetare att både må och prestera bra!

VD Carina Boman berättar.

Förändringens fyra rum är en svenskutvecklad psykologisk teori om förändring, stabilitet och utveckling skapad av forskaren Claes Janssen. Den används idag på alla kontinenter världen över och gör stor nytta för både individer och grupper. Vi har pratat med Carina Boman som är VD och rektor på Mo Gård Folkhögskola om hennes användning av Förändringens fyra rum i sin organisation de senaste åren.

Den fjortonde december ringde jag upp Carina Boman för att prata Fyrarummaren med henne. Hon är VD och rektor på Mo Gård Folkhögskola där all undervisning sker på teckenspråk. Verksamheten är lokaliserad på fyra orter i Sverige; Örebro, Stockholm, Göteborg och Åkarp. Carina berättar inspirerat om en utvecklingsresa som gjort verksamheterna på de fyra orterna mer välfungerande och skapat välmående medarbetare som trivs. Både ledare och medarbetare har utvecklats. En verksamhet är nedlagd och en ny har etablerats. Problem och konflikter har hanterats. Sist men inte minst lyfter Carina också sin egen utveckling med flera stora förändringar. Bland annat arbetar hon idag både som rektor och konsult, en kombination som befruktar varandra.

Carina berättar:

En tidig vårmorgon 2016 tog jag tillsammans med min biträdande rektor tåget till Stockholm. Det kom att bli början på en fortsatt resa som fört med sig förändring och utveckling på många plan, både i min verksamhet och för mig personligen. Utmaningarna där och då var främst:

ny ledningsorganisation hade provats under ett år och fått mestadels positiv återkoppling
det fanns behov av en ökad samsyn både inom och mellan de fyra orternas verksamheter
det fanns saker som behövde lyftas upp i ljuset och bearbetas
vi behövde få till en handlingsplan och vem som gör vad
den nya AFS en hade kommit 2015 med speciella krav på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

Starten blev en dags workshop i Stockholm på Fyrarummaren AB där vi fick prova på två verktyg, Introduktion till Fyrarummaren och Organisationsbarometern®.

Jag upptäckte att Fyrarummaren engagerade alla deltagare i processen. Till skillnad från en traditionell föreläsning involverades vi direkt och skapade själva de fyra rummen utifrån våra egna livserfarenheter.

Att därefter kartlägga vår egen organisation med hjälp av Organisationsbarometern bekräftade och förtydligade den bild av läget i verksamheten som jag och min biträdande rektor redan hade. Med Fyrarummarperspektivet blev bilden extra tydlig och gav insikt om vad som verkligen behövde åtgärdas. Vi fortsatte vår analys på tågresan tillbaka och hade när vi anlände hemma en i det närmast färdig handlingsplan som skulle leda vidare fram till där vi är idag.

Efter workshopen kontaktade jag Eva Widegren på Fyrarummaren AB och stämde av min idé. Eftersom jag leder verksamheterna på distans såg jag värdet i att alla enheter kunde samlas för en gemensam kickoff. Att involvera samtliga var väsentligt. Alla medarbetare vid de fyra enheterna skulle få göra samma sak som jag själv provat på i workshopen, nu med mycket tid för dialog. Tre dagar i augusti 2016 träffades vi på ett konferenshotell i Skåne.

Vi var väl medvetna om vad vi bjöd in personalen till för process och vi deltog aktivt med att leda dagarna tillsammans med Eva. Som brukligt är i Fyrarummareprocess arbetar chefen tätt tillsammans med konsulten.

De fyra rummen som är Nöjdhet, Censur, Förvirring och Inspiration blir ett gemensamt språk för alla medarbetare som är med om att skapa Fyrarummaren. Det blir en hjälpsam plattform att kommunicera utifrån, tillsammans med insikten om vad de olika psykologiska tillstånden betyder för oss. Vi befinner oss alltid i något av rummen i våra olika sociala sammanhang, både på jobbet och privat. Organisationsbarometern som följer på Introduktionen mäter sedan hur arbetsgruppen mår och fungerar utifrån de fyra psykologiska rummen. I Organisationsbarometern blir det också tydligt hur man kan öka nöjdheten och inspirationen i arbetsgruppen, samt minska på censuren och förvirringen.

Arbetet leder sedan fram till åtgärdsplaner med personliga åtaganden. En mycket problemlösande process som brukar bli väldigt konkret och handlingsinriktad. Åtgärdsplanerna som vi fick till under dagarna tillsammans beslutade vi oss för att följa upp på de olika enheternas arbetsplatsträffar månadsvis.

Carina berättar vidare:

I avtalet med Eva ingick en uppföljning med en ny Organisationsbarometer efter ett år. När det gått en tid hörde Eva av sig och frågade hur det gick. I det samtalet frågade hon om jag inte skulle ta och certifiera mig. Det var en bra fråga och i januari 2017 påbörjade jag min egen certifiering i Förändringens fyra rum. Nu kunde jag själv följa upp resultaten och implementera arbetssättet på min verksamhet utan konsultstöd. Under Certifieringsåret ingick ett tätt stöd med kontinuerlig handledning från certifieringsledningen och min mentor var fortfarande Eva Widegren som redan lärt känna mig och min verksamhet.

Ett öppet klimat, delaktighet och inflytande är väldigt viktigt för Carina. Förändringens fyra rum har gjort mycket för känslan av att vara EN folkhögskola fastän vi befinner oss på fyra platser, berättar hon.

Vi har haft ett par öppna konflikter här de senaste åren, Fyrarummaren har varit ett ovärderligt stöd i processen till en lösning. Vi började med individuella samtal för att förstå varför parterna var missnöjda eller arga. Sedan gick det bra att coacha ut medarbetarna och situationen ledde fram till något bra för alla parter.

Idag finns magnettavlan med de Fyra rummen på alla enheter. Dagen börjar med att alla checkar in på morgonmötet. Det gör att det blir lättare att lämna det som eventuellt har hänt på morgonen i lärarrummet när det är dags att gå ut och jobba. Ett bra verktyg som hjälper till att få en fin arbetsdag samtidigt som det skapar en bra teamkänsla och trygga relationer. Det gäller mig som chef och ledare också- att hålla koll på i vilket rum jag själv befinner mig i.

På skolan har vi lyckats integrera Fyrarummaren i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det mesta sköter medarbetarna med lätthet själva på plats idag, det märks tidigt om det blir grus i maskineriet och då tar de tag i det direkt.

Ett konkret exempel:

Vi hade en arbetsgrupp där en medarbetare inte riktigt fungerade och vi fick signaler om det. Då använde vi instrumentet Personlig Dialektik i den gruppen. Dialektiken är ett instrument i Fyrarummaren som går på djupet och är mer personligt. Det visade sig att i den här gruppen fanns det stora olikheter, med Dialektikens hjälp infann sig en acceptans och förståelse för varandra och konflikten löste upp sig själv med hjälp av den förståelse som uppstod. Nu pågår det ett arbete där alla medarbetare på alla enheter får göra Personlig Dialektik.

Organisationsbarometern mäter vi om minst en gång per år och alla är väl bekanta med den.

Idag har jag även i min egen verksamhet parallellt med skolan, verksamheten Bomans samarbetskonst AB.

Jag är nöjd och tacksam, Fyrarummaren har förändrat mitt liv. Att få använda Förändringens fyra rum i vardagen på min skola och idag även som konsult i andra verksamheter är enormt meningsskapande, spännande och intressant.

Berättat för Helena Yli-Koski

Vill du veta mer?

Kom på ett Informationsmöte om Arbetsmiljö!