Hur går det till? Organisationsbarometern
Man gör först verktyget Introduktion till Fyrarummaren och bygger på med Organisationsbarometern.
Syftet
Vad som ska göras och varför, behöver först klarläggas och tydligt kommuniceras med den grupp det gäller – se exempel nedan.
Chefens delaktighet och samarbete med konsulten före, under och efter mätningen är A och O. Konsultens roll är att bidra med ett ramverk vad gäller tid, arbetsuppgifter, dokumentation och uppföljning.
1. Besvara frågor individuellt
Samtliga får ett frågeformulär med Organisationsbarometerns 40 frågor och en fyrskalig svarsblankett. Detta är ett arbetsmaterial man inte lämnar ifrån sig utan behåller under dagen och under hela åtgärdsperioden fram till ommätningen. Det tar ca 20 min att besvara frågorna – individuellt.
2. Mätvärden
Konsulten visar hur var och en kan räkna samman sina egna medelvärden för nöjdhet, censur, förvirring och inspiration.
3. Analys av värdena
Härefter samtalar man i gruppen, gör en analys utifrån två stödfrågor:
- Vad är det som drar upp respektive ned de olika värdena i de fyra rummen?
- Vad ser du som inte jag ser?
Konsulten stödjer gruppen att arbeta strukturerat och dokumentera samtalet på ett öveskådligt sätt utan omskrivningar.
4. Gruppen drar slutsatser
Nu är det dags att analysera vad man kommit fram till och göra en handlingsplan:
- Vad ska vi göra för att vidmakthålla eller stärka nöjdhet och inspiration?
- Vad ska vi göra för att vidmakthålla eller minska censur och förvirring?
5. Åtaganden och anspråk arbetas fram i rummet
Tillsammans arbetar man fram vad som ska göras och detta dokumenteras utifrån:
- Vad kan jag göra?
- Vad kan vi göra i vår grupp?
- Vad behöver vi från andra grupper?
- Vad behöver vi från ledningen?
6. När ska vi mäta om för att se resultatet?
Ofta sker ommätning efter 6-10 månader. Tidpunkt för ommätning beslutas.
Tidsåtgången är en dag. Den information som framkommer utgör en mycket god överblick och kontroll till både chefer och medarbetare.
Vad händer sedan?
Hur går man vidare efter detta? Det beror på och kan vara väldigt olika. Det viktigaste är att ledningen och nyckelpersoner tidigt, direkt lägger en tidplan för åtgärds- och uppföljningsarbetet. Detta sker många gånger på olika plan, inom ramen för ordinarie ledningsgruppsmöten, arbetsplatsträffar, andra avsatta tider för utveckling.
Människor är ibland trötta på att besvara frågor, försöka vara uppriktiga med vad de tycker och upplever, om de har erfarenheten att det inte tas tillvara, eller att de på ett negativt sätt ska ställas till svars för sina upplevelser och åsikter.
Kommer alla att vara ärliga då? Ja, mycket mer än vad ledningen ofta tror. Är förarbetet noga förankrat och chefen är tydlig med att den här gången ska vi direkt ta vara på vad som framkommer och arbeta med det under några månader eller ett halvår för att sedan mäta om – ja, då blir det både produktivt och meningsfullt.
En sådan här dag innehåller inga föreläsningar eller ”scenframträdanden”, det är ingen kickoff. Det här är mer ett arbetsmöte då man arbetar med sin verksamhet på ett strukturerat sätt. Sammanfattningsvis kan sägas att man får tre frågor besvarade och bearbetade:
- Hur har vi det?
- Vad tycker vi om det?
- Vad vill vi göra åt det?
